„Wo war nochmal diese Anleitung?“
„Wie ging das mit dem Rechnungsversand gleich wieder?“
„Warum hat niemand dokumentiert, wie wir das letzte Mal gelöst haben?“
Kommt dir das bekannt vor?
Dann ist es höchste Zeit, dein Wissen und deine Abläufe so zu dokumentieren, dass du dich nicht mehr täglich damit aufhalten musst. Gerade als Selbstständige:r oder kleines Team brauchst du kein aufgeblähtes Wiki oder stundenlange Schulungsvideos. Du brauchst einfache, klare Strukturen, die dir und anderen helfen, schneller zu handeln und weniger zu vergessen.
In diesem Artikel zeige ich dir, wie du dein internes Wissen festhältst und weitergibst, ohne dass es dich Zeit, Energie oder Nerven kostet. Und wie du mit smarten Tools aus deiner täglichen Arbeit automatisch wertvolle Dokumentationen erzeugst.
Warum interne Wissensdokumentation dir den Alltag rettet
Wenn du alleine arbeitest, mag es eine Zeit lang funktionieren, alles im Kopf zu behalten. Aber je mehr Kunden, Tools und Aufgaben dazukommen, desto häufiger fängst du an zu suchen, zu zweifeln oder dich zu wiederholen. Und wenn du mit jemandem zusammenarbeitest – egal ob fest im Team oder projektweise mit einer VA – ist klare Dokumentation keine Option, sondern eine Voraussetzung.
Denn nur dokumentiertes Wissen ist:
- nachvollziehbar: für dich selbst in 3 Monaten
- weitergebbar: für neue Mitarbeiter:innen oder Freelancer
- skalierbar: weil du Abläufe standardisieren kannst
- automatisierbar: sobald etwas klar definiert ist, kannst du es auch automatisieren oder abgeben
Die gute Nachricht: Du musst keine Romane schreiben. Es reichen einfache Schritt-für-Schritt-Anleitungen, Checklisten oder kurze Screenshots mit Erklärungen. Und das geht heute einfacher denn je.
So dokumentierst du Wissen direkt bei der Arbeit
Das Geheimnis: Nicht nachträglich dokumentieren, sondern direkt im Tun mitdokumentieren. Stell dir vor, du erklärst einer Kundin, wie sie ein neues Produkt in deinem Shop einpflegt. Statt es nur zu zeigen, nimmst du es gleich als Schritt-für-Schritt-Guide auf. Schon hast du wertvollen Content für dein Team, deinen FAQ-Bereich oder deinen nächsten Kurs.
Hier sind einige Tools, die dir das maximal erleichtern:
1. Scribe (scribehow.com)
Dieses praktische Tool hilft dir, Anleitungen direkt während der Arbeit zu erstellen. Du startest die Aufnahme, führst die Aufgabe wie gewohnt durch – und Scribe wandelt deine Klicks automatisch in eine verständliche Schritt-für-Schritt-Anleitung mit Screenshots und erklärenden Texten um. Besonders nützlich, wenn du Prozesse erklären, Arbeitsabläufe dokumentieren oder jemand Neues einarbeiten möchtest – ohne dir im Nachhinein alles mühsam zusammenreimen zu müssen.
2. Tango (tango.us)
Ähnlich wie Scribe, mit Fokus auf Teamarbeit und einfaches Teilen. Auch hier entsteht eine schön formatierte Anleitung fast wie von selbst.
3. Snagit mit Schritt-für-Schritt-Capture (www.techsmith.de/snagit)
Viele kennen Snagit als Screenshot-Tool. Mit der „Step Tool“-Funktion kannst du jedoch automatisch einzelne Klicks erfassen und in eine Schritt-für-Schritt-Erklärung umwandeln. Besonders hilfreich, wenn du ohnehin gern visuell arbeitest. Zusätzlich kann Snagit auch Bildschirmvideos aufnehmen – du brauchst also nur ein Tool für beides.
4. Loom, Tella, CleanShot oder Snagit
Wenn du lieber Videos machst: Diese Tools nehmen deinen Bildschirm samt Stimme auf. Ideal für kurze Erklärvideos oder zum Zeigen komplexer Abläufe. Besonders praktisch: Snagit kann sowohl Screenshots als auch Videos erstellen – ein Werkzeug für beide Aufgaben.
Natürlich sind das nur einige Beispiele – es gibt viele weitere Tools mit ähnlichen Funktionen. Aber hier gilt: Nicht das Tool ist entscheidend, sondern das Tun. Such dir das Werkzeug, das für dich am einfachsten ist – und fang an. Je leichter der Einstieg, desto wahrscheinlicher bleibst du dabei.
Was du dokumentieren solltest (und wie)
Nicht alles muss festgehalten werden. Aber es gibt typische Bereiche, bei denen Dokumentation besonders viel bringt:
- Wiederkehrende Abläufe (z. B. Newsletter verschicken, Angebote erstellen)
- Technik-Setups (z. B. Plugin-Konfigurationen, Tool-Verknüpfungen)
- Kommunikationsprozesse (z. B. wie du Kundenanfragen beantwortest)
- Onboarding-Schritte (für neue Kunden, neue Teammitglieder)
Das Format deiner Dokumentation kann unterschiedlich sein. Für Schritt-für-Schritt-Anleitungen eignen sich sogenannte SOPs (Standard Operating Procedures). Bei strukturierten Aufgaben helfen einfache Checklisten enorm. In visuellen Tools sind Screenshots mit Kommentaren oft wirkungsvoller als lange Texte. Und für komplexere Prozesse kann ein kurzes Erklärvideo Wunder wirken – idealerweise ergänzt durch eine knappe schriftliche Zusammenfassung.
Die Faustregel: Was du mehr als 2× erklärst, verdient eine Dokumentation.
So startest du ohne Überforderung
Du musst nicht alle Prozesse auf einmal dokumentieren. Starte mit diesen einfachen 5 Schritten:
- Mach eine Liste von 5 Aufgaben, die du regelmäßig machst oder oft erklärst
- Wähle ein Tool (z.B. Scribe oder Snagit)
- Zeichne beim nächsten Durchlauf mit, ohne viel nachzudenken
- Speichere den Guide ab (z.B. in einem geteilten Ordner oder in Notion)
- Verlinke ihn an relevanten Stellen (z.B. bei Aufgaben im Projekttool oder CRM)
Mit jedem Schritt entsteht so nach und nach dein eigenes kleines „Business-Wiki“ – ohne großes System, aber mit maximaler Wirkung.
Praxisbeispiele
Tom, Webdesigner und Kursanbieter, hat seine neue VA früher immer einzeln eingeschult. Irgendwann wurde klar: Das kostet zu viel Zeit. Beim nächsten Mal zeichnete er alle Aufgaben einfach mit Scribe auf, packte sie in ein geteiltes Google Drive und ergänzte zwei Loom-Videos für die Erklärung – fertig war das Onboarding-Paket. Seitdem sparen beide Zeit und vermeiden Missverständnisse.
Ein weiteres Beispiel ist Sandra, die regelmäßig technische Supportanfragen zu ihren Onlinekursen bekommt. Statt jede Anfrage einzeln zu beantworten, hat sie die häufigsten Probleme als kurze Bildschirmvideos mit Snagit aufgenommen und in ihrem Supportbereich hinterlegt. Heute erhält sie kaum noch direkte Fragen – und wenn doch, genügt meist ein Link zur passenden Anleitung. Das entlastet nicht nur sie, sondern verbessert auch die Kundenzufriedenheit deutlich.
Dokumentation ist keine Belastung, sondern Entlastung
Klar, am Anfang wirkt es wie zusätzliche Arbeit. Aber langfristig ist jede gut gemachte Anleitung ein Geschenk an dein zukünftiges Ich – und an alle, die mit dir zusammenarbeiten.
Mit den richtigen Tools kannst du im Arbeitsfluss dokumentieren, ohne deinen Fokus zu verlieren. Du machst dein Wissen sichtbar, nutzbar und teilbar. Genau das ist der erste Schritt zu mehr Klarheit, Effizienz und Wachstum.
Also: Was wirst du heute dokumentieren?